איך להוציא את המקסימום משיחת ממליצים

יש כאלו שיחלקו עלי, אבל אני חושבת ששיחת ממליצים היא כלי מצוין לתיקוף תהליך הגיוס.
אם נחשוב על זה לרגע, אנחנו באים במגע עם מועמד פוטנציאלי כ-7 שעות במצטבר לערך – פחות מיום עבודה אחד. בעוד ממליץ, הוא אדם שחווה את המועמד על בסיס יום יומי לאורך תקופה;
אסף חוויות, הצלחות ואתגרים יחד עם המועמד, פגש מנעד רחב של יכולות ומאפייני אישיות הקיימים במועמד, למד מהן החוזקות, נקודות התורפה, למד מהן הדרכים הטובות ביותר לתקשר איתו ומה מניע אותו בעבודה.

כמובן שאם במהלך השיחה לא עולים דברים אותנטיים ולא הרגשתם שהשיחה אמינה, בעיני היא בזבוז של זמן וכדאי לעבור לממליץ הבא.

על מנת להצליח להפיק את המירב משיחת ממליצים, עליכם לשאוף לייצר חיבור עם הממליץ ככל שניתן.
איך עושים את זה?

עזרו למועמד להצליח: בראש ובראשונה בקשו מהמועמד לידע את הממליצים שהם צפויים לקבל שיחת טלפון ועודדו את המועמד לשתף את הממליצים בכמה שיותר מידע על התפקיד והחברה.

העדיפו לשלוח הודעה לממליץ במטרה לבדוק זמינות. אני רוצה שהממליץ יהיה נינוח ולא לחוץ בזמן, ובמקביל לעורר אצלו מחשבות על המועמד הפוטנציאלי טרם השיחה עצמה. במקביל, בדקו את הרקע של הממליצים, חפשו נקודות ממשק משותפות בינו לבינכם.

פתחו את השיחה בתיאור קצר על החברה, המשרה אליה המועמד מתמיין ותמצית הדברים שלמדנו על המועמד, לטוב ולרע.
נסו לייצר במהלך השיחה ״סמול טוק״ והתייחסו לאותן נקודות ממשק שמצאתם בינכם לבין הממליץ. ככל שנגלה פתיחות ונשתף בעצמנו, כך מידת שיתוף הפעולה מצידו תעלה.

שקפו לממליץ שהוא יכול לתרום רבות לחברה, ובמידה וקיימות ספקות לגבי המועמד,יש לו היכולת לסייע לנו לאשש או להפריך אותן.
אנשים אוהבים להרגיש נחוצים ובעלי יכולת השפעה. ככל שתתנו לממליץ להרגיש כך,הנכונות שלו לסייע תגדל.

ואלו השאלות שאני אוהבת לשאול:

המטרה העיקרית של השיחה היא ללמוד ככל הניתן על המועמד, לאשש או להפריך ספקות ולקבל תמונה שלמה על מיהו המועמד שעשוי להפוך לעובד, בטווח הקצר.
השתלו לא ״להכניס מילים לפה״ של הממליץ או לכוון אותו לתשובה מסויימת.
עודדו את המנהל המגייס לקחת חלק בשיחה- אקטיבית או פסיבית, בהתאם לרצונות המנהל. במידה והמנהל המגייס לא הצטרף לשיחה, כתבו סיכום עם המלצות לכל מעורבים במלאכת הגיוס.

---

• מה הייתה מערכת היחסים ביניכם, האם ניהלת אותו ישירות?
• מה הייתה הגדרת התפקיד של המועמד?
• מה הדברים בהם המועמד התבלט ואתה יכול לספר לי עליו לטובה?
•  איזה סוגי משימות הגיעו אליו בד״כ באופן טבעי? (מרמז על חוזקות וכמה הצוות תלוי בו)
• מה הסביבה שהוא צריך בשביל לתפקד בצורה אופטימלית מבחינת המנהל הישיר שלו וחברי הצוות?
• מתי הוא הכי שמח ומרגיש אפקטיבי?
•  מה הדברים שהוא לקח על עצמו / סוג המשימות שהוא אוהב יותר / מה ה-drive שלו באופן עקרוני?
•  האם היו יוזמות /פרויקטים שהמועמד הוביל? אם כן אשמח לשמוע על דוגמה?
• מה הלך לו פחות טוב ואיך הוא התמודד עם זה?
•  איפה הוא הכי יצטרך עזרה מהמנהל המגייס?
•  מה מידת האסרטיביות שלו והיכולת שלו לקדם תהליכים בארגון?
•  האם נדרשת לטפל בבעיות חברתיות או קונפליטים בין חברי הצוות, איתם המועמד עבד?
•  אם תתבקש לדרג אותו ביחס לשאר חברי הצוות, איפה היית ממקם אותו?
• איזה כיוונים לדעתך יעניינו את המועמד בפיתוח קריירה?
• מהי מידת המחויבות של המועמד בתקופות עומס וכשיש בעיות לא צפויות?
•  למה המועמד סיים לעבוד בחברה?
•  האם אתם עדיין בקשר? חברים?
•  אילו היית יכול, היית חוזר להעסיק אותו?
• האם ישנם דברים נוספים שתרצה לספר לי על המועמד?

וטריק לסיום:

כשאני מדברת עם ממליץ, מצליחה לייצר מידה של אמון ושיחה פתוחה, לאחר השיחה אני מתחברת עם הממליץ בלינקדין וכותבת לו ששמחתי להכיר ולשוחח עמו.
עכשיו כשהוא מכיר את החברה שלנו, יודע מה אנחנו עושים ונוצרה אינטרקציה בינינו, יתכן שאוכל לשמר מערכת יחסים ולעניין אותו בעתיד הקרוב במשרה אצלנו בחברה.