לפני שנה בדיוק הייתי על סף ייאוש נוראי. לא הצלחתי לגייס בקצב שאני והארגון ציפו ממני, אנשים לא רצו לשמוע על הצעות עבודה ומי שכן נכנס לתהליך, לרוב לא שרד את הריאיון הראשון.
אני די בטוחה שכבר כתבתי על התסכול הזה באחד המאמרים הקודמים אבל אין ספק שהקורונה טרפה את הקלפים והפכה את השנה האיומה בחיי, לטובה ביותר מבחינת קצב ואיכות הגיוסים.
בתקופה של חצי שנה, גיסנו 44 עובדים חדשים למשרות טכנולוגיות. החלטתי לכתוב ולשתף מה עשינו וגם איך תפיסת העולם שלי לגיוס התחדדה עוד יותר ושמה מיקוד עיקרי לנושא הסקייל.
שגרות קבועות
ככל שארגון גדל משנה לשנה, יותר קשה לגרום לכל הפונקציות לנוע קדימה באותו האופן. על מנת להתכנס ולעמוד בציפיות, חשוב לקיים שגרות שיעזרו להישאר בסנכרון מלא.
דוגמאות לשגרות
- בכל חודש נובמבר מתחילים לתכנן ולאסוף בקשות גדילה לשנה הבאה, על מנת להיות מוכנים בינואר עם תוכנית ברורה לגדילה לכל משרד ולכל מחלקה.
בנוסף, חשוב לחלק את התוכנית השנתית לרבעונים. ברוב החברות, יש מספר מגייסות בודדות ולא מחלקת גיוס שלמה ועל כן, אי אפשר לצפות ממגייסות לטפל כבר ברבעון הראשון בכל המשרות.
בתוכנית החלוקה צריך לקחת בחשבון שני גורמים:
- קושי ומורכבות הגיוס: משרות שאנחנו יודעים שמאוד קשה לגייס, ומניסיון עבר זמני הגיוס ארוכים מאחרים, נקדם את הטיפול במשרות אלו לתחילת השנה.
- גיוס ותוכניות עסקיות צריכות ללכת יד ביד. אם ארגון הולך לקראת מהלך של שינוי עסקי/ טכנולוגי חשוב לתאם את כניסת העובדים החדשים, כך שיוכלו לתמוך באותם השינויים.
- בכל תחילת רבעון מתכנסים על מנת להציג דוחות ומדדים על הישגי הגיוס ברבעון החולף, הגדרת יעדים לרבעון הקרוב, שיקוף בעיות או קשיים, ויוצאים לדרך כאשר לכל העובדים הקשורים למלאכת הגיוס ברור מה הולך לקרות.
- פעם בחודש מתקיימת פגישה בין המגייסת לבין המנהלים המגייסים לטובת סנכרון, פתרון בעיות ובקרה על איכות הגיוס.
- פעם בשבוע מתקיימת ישיבת צוות גיוס כדי לעלות בעיות, קשיים, סיעור מוחות וכו'.
שגרות עוזרות לנו ללכת בתלם ולהתקרב ככל הניתן ליעדי הגדילה.
מבנה צוות הגיוס
עומס העבודה שהצטברה בתקופת הקורנה חידדה לי את היעילות בפירוק תהליך הגיוס למספר פונקציות.
כמגייסת שעושה את כל תהליך הגיוס מקצה לקצה, יש בסוף גבול ברור לכמה מועמדים אני יכולה להניע קדימה ביום, ולטפל בכל האופרציות מסביב (תיאום ראיונות, איסוף משובים, ניהול המידע לכל תהליך גיוס, משא ומתן על החוזה, קליטה וכו׳)
בממוצע, מגייסת יכולה לטפל בין 8-10 משרות.
נגיד ביום ממוצע אני עושה שעתיים סורסינג, חצי שעה סינון קורות חיים, 3 שעות שיחות טלפוניות עם מועמדים, שעה קידום מועמדים לשלבים נוספים, חצי שעה טיפול בתהליכי קליטה של עובדים חדשים ועוד שעתיים פגישות עבודה שוטפות—> תשע שעות עבודה ביום.
עכשיו, נניח והייתה לי בצוות מישהי שעושה סורסינג. היא הייתה משקיעה בקידום המשרות שלנו והימצאות במקומות הנכונים כדי להגדיל את הפייפלין, מבצעת פניות ממוקדות למועמדים פוטנציאליים, עושה את הראיונות הטלפוניים הראשוניים של מכירת החברה, מכירת התפקיד, בדיקה שהמועמד עומד בדרישות הראשוניות והסבר על תהליך הגיוס.
סביר להניח שהייתי משיגה:
- פייפלין עם הרבה יותר מועמדים כי שעתיים סורסינג שלי לעולם לא ישתווה למישהי שכל עיקרה הוא סורסינג.
- חלק עיקרי מהיום שלי היה מתפנה משיחות טלפוניות ראשוניות עם מועמדים (שבחלק מהמקרים אינם מתאימים) , לקידום המועמדים *הרלוונטיים* בתהליך, שיפור אסטרטגיות גיוס, ייעול תהליכים, שחרור צווארי בקבוק בתהליכים קיימים, הכנת מועמדים לראיונות, קשר הרבה יותר הדוק איתם ודחיפה מהירה קדימה של כל השרשרת * עם יותר מועמדים*.
ונגיד היה לי בצוות גם מישהו שאחראי על הקליטה של העובדים החדשים והליווי שלהם בתקופה הראשונה שלהם בארגון? הפניות שלו לטפל בעובדים החדשים הייתה יותר גבוהה ,ולא הייתה ״שואבת״ זמן מהגדלת הפייפלין וקידום מועמדים שנמצאים עדיין בתוך הגיוס.
קליטת עובדים חדשים בצורה מיטבית, היא הכרחית לחוויית העובד ואין להקל ראש בנושא, בטח בימי קורונה. (כתבתי מאמר על סיכויי נטישה של עובדים חדשים בעקבות תהליך קליטה לקוי ניתן לקרוא פה.)
עכשיו, אפשר להגיד אוקיי אז אפשר פשוט לצרף עוד מגייסת וחלוקת האחריות תתפזר בצורה כזאת שתצמצם את העומס נכון? אבל עדיין שעות עבודה ביום מוגבלות, ומשימות לא חסר. שבירת רצף תהליך הגיוס למספר מקטעים שבו כל חבר צוות מחזיק אחריות על חלק אחר מייצר יותר מיקוד ושליטה על ניהול הזמן והמשאבים.
היום, ברור יותר מתמיד, שתפקיד הסורסינג הוא מקצוע ייחודי שדורשת המון יצירתיות, מחשבה, ניסיון וטעייה.
בעיני, אי אפשר להיות מצוין בכל החזיתות והכנסת ידע מקצועי וייחודי של סורסינג לתוך הצוות, מעלה את רמת המועמדים שנכנסים לתהליך הגיוס ומקצר את זמני סגירת המשרות.
משרות נסגרות מהר= יותר מקום לקדם משרות חדשות 🙂
שחיקה
אף אחד כמעט לא מתייחס לזה אבל להחזיק את כל גזרות הגיוס לבד ללא הפסקה, לעמוד בציפיות הארגון וברף הציפיות של עצמנו, כאשר כל הזמן צריך לגייס ולהביא תוצאות טובות- זה קשה, מתיש ושוחק. אף ארגון לא רוצה מגייסת שחוקה מה שבוודאי לא יקדם את המוטיבציה והיצירתיות שכל כך חשובה בעשייה שלנו.
ארגון מגייס
הדבר הראשון שעשיתי עם תחילת הסגר הראשון היה לפתוח ערוץ בסלאק שנקרא ״ business_gossip_companies״
הערוץ הזה היה פתוח וכל עובד ששמע על ארגון שנקלע לבעיות בעקבות הקורונה, הוציא עובדים לחל״ת, ארגונים שפיטרו, פשוט רשמו את שם החברה ומה קרה שם.
יצא לי לדבר עם מגייסת שסיפרה לי שאצלה בארגון, המנהל המגייס לא שותף בגיוס. הוא מצפה ממנה להביא מועמדים והוא מראיין. מגייסת שעובדת לבד בלי ארגון שתומך במאמץ הגיוס, לא תוכל להצליח באותה צורה כמו מגייסת שיש מאחוריה ארגון שלם.
לשמר גלגל תנופה
כל עובד שגייסנו לחברה הביא איתו מעגל קשרים שלא היה פתוח לפני כן. חישבו על זה לשנייה, יש שלב שבו העובדים מנסים להביא את החברים/קולגות שלהם, אבל המעגלים האלו הם סופיים, בטח בקרב עובדים שנמצאים בארגון מספר שנים. אבל עובדים חדשים המצטרפים לארגון, מביאים איתם משאבי קשרים שלא היו בנמצא קודם. לכן, מאוד חשוב לרתום את העובדים החדשים למאמץ הגיוס ולרוב הם גם רוצים לעזור.
הכשרת מראיינים מקצועיים
חשוב מאוד להכשיר מנהלים מקצועיים (לרוב אלו יהיו חברי צוות חזקים) לקחת חלק בתהליכי הגיוס. —> יותר מנהלים, יותר חלונות זמן, יותר אפשרויות לתאם ראיונות, יותר מנעד סגנונות . פשוט יותר.
כמו שאי אפשר עם מגייסת אחת להכניס כמות גדולה של מועמדים ביום, כך גם אי אפשר עם מספר קטן של מראיינים להכניס כמות גדולה של מועמדים.
שימוש בטכנולוגיה לטובת הגיוס
עבודה עם מערכת גיוס
ככל שיש פחות צורך בעבודה ידנית ואדמינסרטיבית, ניתן לנהל יותר תהליכי גיוס ולשפר סקייל.
זוכרים פעם הינו מעדכנים מועמדים עם אקסלים ועובדים בשביל המערכות? לא עוד! יש בשוק מערכות גיוס נהדרות שיודעות לייצר אוטומציה לגיוס.
אין שום סיבה להכניס ידנית קורות חיים למערכות, כולל אלו המגיעים דרך ״חבר מביא חבר״.
ברוב המערכות, ניתן להעביר קורות חיים דרך כתובת מייל ייעודית (כולל גרין האוס), וגם אפשר לתת לכלל העובדים גישה בסיסית למערכת על מנת להקים בעצמם מועמדי ״חבר מביא חבר״, ואפילו לאפשר להם לעקוב ולראות כיצד המועמדים שהביאו מתקדמים בגיוס (לא עוד פניות בסלאק למגייסת בשאלה ״מה הסטאטוס עם החבר שהבאתי״) ובחלק ממערכות הגיוס ניתן לעלות מועמדים ישירות מהלינקדין לתוך מערכת הגיוס.
חשוב מאוד לדייק את ההגדרות של כל משרה ולוודא שכל הפרמטרים שאנחנו רוצים לבחון מופיעים בכל אחת מהמשרות . חשוב להדריך את כלל המראיינים כיצד לעבוד בצורה נכונה עם המערכת, מה הציפיות שלנו וכיצד למלא משובים. אם לא תטמיעו מהתחלה את שגרת העבודה עם מערכת הגיוס , יהיה קשה לשנות דפוסי התנהגות מאוחר יותר.
גם תיאום ראיונות אפשר בחלק מהמערכות לתאם בצורה אוטומטית, לשלוח מטלת בית ,לשלוח הצעת שכר, ובחלק מהמערכות ניתן להגדיר ולשלוח בצורה אוטומטית משוב על חווית הגיוס לכל מועמד שתרצו.
כמו כן, אפשר לייצר אינטגרציה בין מערכות גיוס למערכות משאבי אנוש על מנת לנהל את תהליך הקליטה שלהם בצורה אוטומטית.
שימוש יעיל בסלאק לטובת גיוס
כאשר נפתחת משרה חדשה, עשינו קיקאוף לגיוס ויישרנו ציפיות מכל אחד בתהליך, אני פותחת ערוץ פרטי בסלאק שבו מופיעים כל המראיינים שלוקחים חלק בגיוס וניתן לדבר ולהתעדכן על מועמדים במקום אחד.
העברת המידע הרבה יותר מהירה כאשר כולם נמצאים במקום אחד (בטח עכשיו בתקופה שרובנו עובדים מהבית), ובכך ניתן לזוז הרבה יותר מהר עם מועמדים.
יומנים מעודכנים
כמה פעמים קרה לכן שקבעתן למועמד ראיון ואז המראיין אמר ״אהה אני לא יכול, אני צריך להוציא את הילד שלי מהגן היום״ הבזבוז זמן שזה מייצר הוא נוראי. להשיג שוב את המועמד, להתנצל שלא מסתדר, למצוא זמן אחר ולהוציא זימון חדש.
חשוב מאוד שבתהליכי האדמיניסטרציה יהיה כמה שפחות תלות בתקשורת ישירה עם מנהלים ומראיינים בארגון.
זמן תגובה
ברגע שמנהלים ממלאים משובים מיד לאחר ראיונות או נותנים פידבק קצר בסלאק (ואחרי זה ממלאים את המשוב במערכת הגיוס), מאוד קל לנו לנתר את הפידבק ולפעול מהר.
נניח ומנהל מגייס ראיין מועמדת למשרה. לא תייג את המגייסת בחוות הדעת, ומגייסת צריכה להחזיק 10 משרות במקביל לבד- יש סיכוי שהמגייסת תגיע לבדוק את הסטאטוס עם המועמדת כעבור יומיים ולא מיד לאחר הריאיון. יומיים זה יותר מידי עם מועמדים טובים המתראיינים במקביל במספר חברות.
בהנחה ואין בצוות פונקציה שמתאמת ראיונות (ואני מניחה שברוב החברות אין..) חשוב לפנות זמן במהלך היום כדי לאסוף את כל הפידבקים שבהם המגייסת מתויגת ובאותו יום לפעול (לזמן ראיון המשך, לתת פידבק, להכין לראיון הבא, לעדכן שלא ממתקדמים וכו׳) .
משהו אחרון לחשוב עליו
הרבה מועמדים טובים בוחרים בשלב מסוים בקריירה שלהם לעשות מעבר משכירים לעצמאיים.
במקומות שניתן ויש קושי, כדאי לשקול הכנסת יועצים עצמאיים למספר חודשים מוגדרים כדי לסייע בפרויקט ממוקד.
בנוסף, שיתופי פעולה עם אוניברסיטאות, שילוב מתמחים, בני נוער ותוכניות הכשרה בארגון הן דרכים נוספות שדרכן אפשר לגייס בסקייל.
בהצלחה!
