איך לגייס מהר ומדויק יותר? 13 תשובות שחייבים לקבל כשנפתחת משרה חדשה

שמעו סיפור,
כשהייתי בתחילת דרכי בתחום הגיוס, התבקשתי לגייס מנהל/ת משרד ללא ניסיון.
אמרתי לעצמי מדהים, קלי קלות.
הדרישות שנמסרו לי היו: ידע בתוכנות אופיס ובייחוד אקסל, שירותיות, זמינות מידית ויכולת למידה מהירה.

יצאתי לדרך באופטימיות יוצאת דופן: פרסמתי, דיברתי, זימנתי, ראיינתי אבל המשרה סירבה להיסגר. המנהל המגייס פסל את כולם על הסף.
למה? מה קרה? שאלתי.
כל המועמדות שהגיעו לראיון, ענו לכל הדרישות אבל המנהל המגייס לא התרצה.

למועמדת אחת לא הייתה אנגלית טובה, מועמדת אחרת לא ידעה כיצד לעשות נוסחאות מורכבות באקסל, אחרת ביקשה שכר גבוה, ונוספת התייאשה והסירה מועמדות אחרי שנוספו עוד ועוד ראיונות בתהליך.

המשרה השתנתה לנגד עיני כל הזמן, דרישות נוספות התווספו כל הזמן.
בעיני המנהל המגייס, הדרישות הללו היו שם כל הזמן, רק שאני לא הכרתי אותן.
רצתי מהר אבל למעשה עמדתי במקום.

מצאתי שללא פגישת התנעה (Kickoff meeting) למשרה חדשה, הייתי מבזבזת זמן יקר בניסיון לירות חיצים באפלה ולכן, אשמח לחלוק אתכם מה אני עושה רגע לפני שאני מתחילה לעבוד על משרה חדשה, כחלק מהשאיפה שלי לעבוד ביעילות ככל הניתן.

אני מאמינה, שפגישת התנעה טרם תחילת עבודת הגיוס, מצמצמת במידה רבה קצרי-תקשורת בתוך הארגון, מאפשרת להפיק את המירב מכל המעורבים בתהליך הגיוס, ומשפיעה בצורה ישירה על חווית המועמד.
ככל שנדע יותר על מהות התפקיד ואיך יראה היומיום של העובד, יהיה קל יותר לדייק את תהליך הגיוס, לבסס מערכת יחסים טובה עם מועמדים, לעזור להם להתכונן כהלכה לראיונות, ולהפיץ החוצה בצורה נכונה את המשרה אל מקורות גיוס נוספים.

---

ברגע שמחליטים לפתוח משרה חדשה, אני קובעת פגישה עם כל האנשים המעורבים בתהליך הגיוס, במטרה לקבל תשובות ומידע מפורט ככל הניתן.
לא אחת קרה לי, שמנהל מגייס ביקש לגייס לפי דרישות ומטרות מסוימות אך המנהל מעליו, שגם לקח חלק משמעותי בתהליך, חשב על דרישות ומטרות שונות בתכלית ועל כן, חשוב לי שלפגישה יגיעו כל המעורבים בגיוס.

ישנן שאלות, רגישות יותר, שלא בהכרח נכון לשאול בפורום הרחב, ועל כן, עליהם אני דנה בנפרד עם המנהל המגייס.

אשמח לחלוק אתכם אילו שאלות אני נוהגת לשאול במהלך הפגישה:

---

1. מדוע אנחנו מגייסים דווקא עכשיו, ומה אנחנו רוצים להשיג מהגיוס?

האם הגיוס נועד לצמצם עומס ולחץ בצוות (עוד ידיים עובדות) ,לתמוך בשינויים אסטרטגיים או להוסיף ידע שכרגע חסר בצוות?

2. מה הדרישות המקצועיות ואילו מיומנויות בין אישיות נדרשות לתפקיד?

השילוב בין מיומנויות מקצועיות למיומנויות בין-אישיות הוא שלבסוף עושה את ההבדל.
על המנהל, להסביר מהם הכישורים והידע המקצועי הנדרשים לתפקיד, לצד התייחסות לכישורים הבין אישיים שנדרשים למועמד, על מנת להצליח בתפקיד לאורך זמן.

3. מה ייחשב כגיוס מוצלח?

מה המנהל מצפה להשיג מהעובד ברבעון הראשון, בחצי שנה ובשנה הראשונה לאחר הצטרפותו לחברה?
במקרה שהגיוס נועד להחליף חבר צוות שעזב את החברה:
חשוב לי להבין מדוע העובד עזב? מה אנו למדים מהעזיבה שלו ועל אילו טעויות לא נרצה לחזור?

4. מה כולל תהליך הגיוס?

אני עוברת על כל התהליך יחד עם המנהל המגייס והמראיינים המקצועיים: משלב סינון קורות החיים ועד החתמה על חוזה.
במקרה ויש מטלה, אני מבקשת להבין מה מטרתה, מה היא כוללת, כמה זמן היא אמורה לקחת ובאיזה שלב בתהליך היא ניתנת?
כמו כן, חשוב לי לשאול האם המנהל המגייס מעוניין לדבר עם ממליצים בעצמו?

5. מה הולך לבחון כל מראיין?

המטרה היא שכל מראיין יבחן זווית אחרת, מקצועית ואישיותית במהלך הראיון, בשאיפה לקבל תמונה מקיפה ככל הניתן על המועמד.
ברוב המקרים שקיימתי את הפגישה, החלוקה נקבעה במעמד הפגישה, מה שחיזק בי את ההכרה, שמדובר בפגישה חיונית לתיאום ציפיות ויישור קו.

6. כיצד אנחנו אוספים משובים מכל המראיינים?

האם אחרי כל ראיון מקיימים פגישה קצרה? או לחילופין, האם המראיין שולח סיכום במייל?
חשוב לשים לב שהמשוב יהיה ענייני ומקצועי.
במידה והחלטנו להתקדם עם המועמד אך עלו ספקות או חששות, על המשוב לכלול את אותן סוגיות, במטרה לאפשר למראיין הבא להפריך או לאשש את אותן ספקות.

7. עם אילו ממשקים העובד יעבוד באופן צמוד?

מי האנשים איתם העובד שנגייס הולך לעבוד? מי הם מקבלי השירות בארגון, והאם אנו יכולים לצפות מראש קונפליקטים/ פוליטיקות אירגוניות שכדאי לקחת בחשבון בזמן הגיוס?
שאלה זאת עוסקת בעיקר במיומנויות בין-אישיות כמו למשל: שירותיות, אסרטיביות, יכולות ניהול משא ומתן, סבלנות, עצמאות, יכולת לדלבר, שימת לב לפרטים קטנים, סגנון אישיות ועוד.

8. מי הוא המנהל המגייס? מהי התפיסה הניהולית שלו?

אני מציינת את זה כנקודה חשובה, כי לעיתים נמצא עצמנו מראיינים מועמדים עם צרכים ורצונות שונים מסגנון הניהול של המנהל המגייס, מה שעלול לייצר תסכול ועזיבה.
למשל: גיוס מועמדים דומיננטיים ועצמאיים, שינוהלו על ידי מנהל ריכוזי, עשוי להביא לחוסר הצלחה בגיוס בטווח הארוך.
חישבו על מאפיינים נוספים כמו השפעות ניהול מרחוק במידה והצוות הוא גלובאלי, מנהל בעל סממנים תרבותיים שונים ועוד.
תוכלו להיעזר במאמר שכתבתי על הבדלים תרבותיים במזרח הרחוק כאן על מנת לחשוב על הבדלים אפשריים.

9. מה הצוות עושה?

במידה ואיני יודעת מהם תחומי האחריות של הצוות, אליו יצטרף העובד שנגייס, חשוב לי להבין מה תכלית הצוות וכיצד פעילות הקבוצה תורמת להצלחת הארגון.
הידע הזה מהותי, בהרבה מקרים אנחנו, המגייסות, הממשק הראשון של המועמד עם החברה ולכן, חשוב שנצליח ליצוק תוכן והקשר להגדרת המשרה.

10. מה הופך את המשרה לאטרקטיבית?

במידה מסוימת אני ׳אשת השיווק׳ של המשרה ועל כן חשוב לי לדעת:
מהם האתגרים המקצועיים , מהם החלקים היותר מעניינים בתפקיד, מה התפקיד לא מציע, מה פוטנציאל הצמיחה (אם בכלל) ובאופן כללי מה מבדיל את המשרה שלנו ממשרות אחרות?

11. מה טווח השכר עבור המשרה?

לא הארגון, ולא המועמד מעונינים לעבור תהליך גיוס מלא, ולבסוף לגלות שציפיות השכר אינן תואמות.

12. סורסינג: באילו חברות ניתן למצוא מועמדים מתאימים?

לא תמיד, אבל לפעמים, מנהלים מגייסים ידעו להגיד באילו חברות יש טכנולוגיות דומות לאלו שאצלנו, באילו ארגונים מיישמים שיטות עבודה דומות, באילו חברות ישנן מועמדים איכותיים, ואיפה לא לחפש.

13. באיזו דרך מעדיף המנהל המגייס לתקשר איתי?

זו יכולה להיות פגישה שבועית במשרד, מייל מסכם כל מספר ימים, שיחות בעיקר ב-  Whatsapp או ב- Slack או כל דרך אחרת שעולה על רוחו, העיקר שיהיה לשנינו נוח להתעדכן ולקדם את תהליך הגיוס.
בהזדמנות זו, אני מבקשת מהמנהל הגייס לתת לי פידבקים כאשר המועמדים אינם מתאימים, בשלב סינון קורות החיים.
המטרה שלי היא ללמוד מה לא מתאים ולא לחזור את דפוס חשיבה שגוי בבחירת המועמדים.

---

בסוף התהליך, לאחר שמועמד סיים את כל הראיונות והמבדקים המקצועיים, אני מזמנת לפגישה קצרה את כל העובדים שלקחו חלק בתהליך הגיוס, ובפגישה אנו דנים בהחלטה האם להתקדם לשיחות ממליצים ומשם, להצעת שכר.

תיאום ציפיות יכול לקצר לנו את תהליכי הגיוס בצורה משמעותית ולאפשר לנו דיוק מירבי מבלי להתעייף ולהגיע מותשים אל קו הסיום.

בהצלחה!
טל