לגייס ולהישאר בחיים- המדריך המלא לניהול משימות

מאז שהפכתי לאמא, החיים שלי הרבה יותר עמוסים. אני עובדת במשרה מלאה, מגדלת שני ילדים מתוקים, מתאמנת בקרוספיט בערב, מתחזקת בלוג ומנהלת קבוצת פייסבוק.
אשמח לשתף אתכם בשיטה שעובדת לי לניהול משימות, ששומרת עלי בחיים 🙂

למעשה, כל אחד מאתנו מיישם שיטה לניהול משימות גם אם לא במודע. למשל, ההחלטה לבצע מידית כל משימה שנכנסת, זאת שיטה.
את השיטה שאציג מיד למדתי מאדר גלילי שעובד איתי היום ב-Forter ומאז ששמעתי הרצאה שלו בנושא , חיי השתנו!

למה שיטת ניהול משימות היא חשובה?

אני באופן אישי, לא אוהבת להיות בלחץ או תחת תחושה של חוסר שליטה. ולכן, אני זקוקה לשיטה שתעזור לי להפחית את מידת הלחץ, וביחוד בתקופת עומס שבה עלי לזכור ולבצע הרבה משימות.
בנוסף, אנחנו עובדים בסביבה הדורשת תפוקות מקסימליות וניהול משימות מגוונות בו זמנית.
בהנחה והתחייבתי שאבצע משימה, עלי לוודא שאני אכן מסוגלת להגיע אליה ואעמוד בהבטחות שלי, ובעזרת השיטה אני יודעת להעריך האם אצליח להגיע למשימה ומתי.

הבסיס לשיטה לקוח מהספר : Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity

ישנם מספר יסודות עליהם דיויד אלן מדבר בספר שלו:

1. לרשום הכל- כל משימה שיש לנו, נרשום ולא ננסה לזכור בראש.
   הרציונל: אני רוצה להשתמש במוח שלי למטרות ספציפיות: לפתור בעיות, לחשוב על רעיונות חדשים, לפתח יצירתיות ועוד. אני לא מעוניינת להטריד את עצמי ולהעמיס על המוח פעולות זיכרון מיותרות.
   השתמשו במוח שלכם כדי לפתור משימות ולא לחשוב על משימות.
   
2. למצוא מערכת שאני יכולה לבטוח בה. מערכת שאזכור לפתוח אותה כל יום, ושתהיה נגישה וידידותית.
   הרציונל: כשיש לי שיטה שאני לא בוטחת בה,  אני עושה עבודה כפולה: בכתיבת המשימות וגם זכירתן בראש.
   
3. העדיפו להשתמש במערכת שבה הארגון מנהל משימות.
   הרציונל: יהיה יותר קל לעבוד בשיתוף פעולה ולחלוק משימות עם קולגות בארגון. אצלנו בארגון עובדים עם Asana.

מערכות מוכרות ומומלצות לניהול משימות:

השיטה:

אני רושמת כל דבר שאני צריכה לעשות ומנהלת שלוש רשימות .
לכל זמן ומקום יש רשימה אחרת- עלי להחזיק בראש רק את העובדה שיש לי מספר רשימות.
במקביל אני משתמשת ביומן שלי על מנת לשריין זמנים יעודיים לטיפול במשימות.
 
#רשימה 1: משימות מידיות.
הרשימה הראשית היא הכי חשובה. אליה אכניס משימות שאני צריכה לבצע כמה שיותר מהר.
לא משנה באיזו אופן אני מקבלת את המשימה, אכניס את כולן לרשימה אחת.
שולחים לי מייל עם מטלות לביצוע, כשפונים אלי ב-Slack, שיחת מסדרון שהובילה למשימה, עלה לי רעיון חדש או תוכנית שאני רוצה ליזום, את כולם לבסוף אעביר למערכת ניהול המשימות.
ברשימה זאת אכניס שמות של מועמדים שאני צריכה לטפל בהם; בין אם זה לשמוע איך הלך להם בראיון או לקבוע איתם שיחת הכנה.

בחלק גדול מהמערכות לניהול משימות, ישנה אפשרות לייצר משימות דרך שליחת מייל ייעודי למערכת ניהול המשימות. ידרש מכם לבצע שינוי בהגדרות המערכת אבל זה משתלם.
אם משימה לוקחת לי פחות משתי דקות, אני אעשה אותה במקום ולא אכניס אותה למערכת.
אם משימה צריכה להיות מבוצעת עד תאריך מסוים, המשימה תקבל תאריך ושעה מקסימליים להשלמת המשימה.

כשאני מגיעה בבוקר למשרד, אני רואה את כל המשימות שיש לי, אני רואה מה דחוף להיום ומה למחר ואני יכולה לבנות לעצמי תוכנית עבודה מתועדפת לאותו יום.
ברוב המערכות ניתן להוסיף קטגוריות כמו ״תקראי שיש לך זמן״, דברים שאני צריכה ללמוד״, ״לבדוק על נושא מסוים שמועמד העלה בזמן הריאיון״ ועוד.

# רשימה 2: רשימת אנשים
לכל בן אדם שיש לי איתו פגישות שוטפות או שהוא חשוב בחיי המקצועיים, יש לי רשימה עבורו. לרשימה זו אכניס את כל הנושאים עליהם אני מעוניינת לשוחח או לשאול בפעם הבאה שנפגש.
לרשימה הזאת אכניס את כל הדברים שאני רוצה לדבר, אבל לא דחופים להיום אלא יכולים לחכות לפגישת 1:1 הבאה שלנו.
אם מדובר בנושא דחוף, אכניס לרשימה הראשית עם תאריך לביצוע.

# רשימה 3: משימות לטווח הארוך
זוהי רשימה שמטרתה תכנון משימות עתידיות או למטרת כתיבת הערות בשביל עצמי.
לרשימה זאת אכניס דברים שאני לא צריכה לבצע עכשיו, אבל מתישהו אני אצטרך להגיע אליהם. למשל, אם אני מכינה מצגת אז אכניס לרשימה הזאת נושאים עליהם ארצה לדבר בהרצאה, רעיונות למאמרים חדשים עליהם ארצה לכתוב בעתיד, תוכניות לרבעון הבא ועוד.
לרוב אין כאן משימות לבצע אלא יותר דברים שחשוב לי לזכור לדבר או לחשוב עליהם, שעשוים בעתיד להפוך למשימות, ברשימה הראשית.

תכנון שבועי: חצי שעה ביום חמישי

פעם בשבוע אני עוברת על כל הפגישות ביומן שהיו לי בשבוע החולף, בודקת אם בצעתי את כל המשימות שנוצרו עבורי בעקבות הפגישות הללו.
חשוב לי לוודא שהשבוע האחרון נסגר ובמידה ויש לי פגישות מתכוננות לשבוע הבא, שעלי להתכונן עליהן, אני אוסיף משימות הקשורות לפגישות הבאות.

ועכשיו, איך לוודא שהמשימות אכן מבוצעות באפקטיביות מרבית?

1. לי מאוד עוזר לעבוד עם היומן. אני מנסה להעריך כמה זמן ייקח לי לבצע כל משימה, וסוגרת ביומן זמן לביצוע משימות.
2. שעות הבוקר הן הטובות ביותר לביצוע משימות מורכבות. המוח שלנו, אחרי שנת לילה בתפקוד גבוה ונמצא במצב אופטימלי – זמן אידיאלי לביצוע סורסינג.
3. אני לא בודקת מיילים כל 5 דקות, זה מוציא מריכוז וגורם להסחת דעת. לחילופין, אני מגדירה לעצמי שאני בודקת מיילים כל שעה עגולה .
4. בטלו התרעות בטלפון, נוטיפיקציות יכולות לגרום להרבה הסחות דעת ולפגום בתהליך קוגניטיבי שהייתם בו.
5. בזמן שעלי להתרכז, אני סוגרת את WhatsApp web ומשתיקה את הטלפון.
6. לי באופן אישי מאוד עוזר לבצע משימות עם אוזניות ומוסיקה, זה מצמצם הסחות דעת.
7. ממליצה לקרוא וללמוד על התחום של Deep work

אשמח מאוד לשמוע מה דעתך, איזה שיטות עובדות לך הכי טוב, טיפים, או במידה יש שאלות אני מזמינה להשאיר תגובה 🙂