״אין עובד רע, יש עובד שלא מספיק טוב לו״

מחוברות ארגונית: מקרה בוחן וכלים ליישום

אין ספק שגיוס עובדים היא עבודה קשה‫ ומורכבת‫, אבל לא פחות מורכבת היא עבודת שימור ויצירת מחוברות ארגונית‫ (Employee Engagement).
שימור ומחוברות עובדים הוא נושא שנוגע ורלוונטי לכל ארגון בתעשייה.

באירוע של חברת Gotfriends אליו הגעתי השבוע, הציגו שירי וקס, מנכ״לית חברת ההשמה Gotfriends, יחד עם איה לחמי, מנכ״לית ומייסדת חברת יעוץ ארגוני ״איה לחמי יועצים״ , מקרה בוחן אמיתי ומעניין שנעשה בארגון במטרה לעלות את מידת המחוברות הארגונית.

היה מעניין, מעורר השראה, מלהיב ופרקטי!

מהי מחוברות ארגונית?

מדובר במושג חשוב בכל קנה מידה, אבל הוא חשוב בעיקר כי אנחנו נמצאים במציאות תעסוקתית אחרת.
עובדים נשארים פחות ופחות זמן בארגון, הדור משתנה, מחפשים גמישות, רוצים להיות יזמים, מעוניינים להתפתח כל הזמן, ואם לא מוצאים זאת בתוך החברה, מחפשים במקום אחר.
במקביל, ארגונים צומחים ומתרחקים ממבנה שטוח, אנשים פחות מצליחים להתקדם לתפקידים ניהוליים, היצע וביקוש לא מאוזן והצפייה שדברים יקרו כאן ועכשיו.
כל אלו פוגמים במידת ההיקשרות של עובדים לארגון בו הם עובדים, ומביאים לתנועה גבוהה ומהירה בין מקומות עבודה.
המטרה שלנו היא לחזק את מידת ההיקשרות והחיבור של העובד לארגון, ולצמצם מעבר של עובדים טובים לארגונים אחרים.

לדבריה של איה לחמי, מחקרים מראים, שארגון בעל מחוברות ארגונית גבוהה, יהנו מתוצאות עסקיות גבוהות בכ-30 אחוזים ורמת פרודוקטיביות גבוהה יותר בקרב העובדים.

חשוב לשווק מול ההנהלה מה עשינו לקידום מחוברות ארגונית, להראות מדדים עסקיים ולקשור אותם אחד בשני כבעלי קשר ישיר.

מחוברות ארגונית מכילה חמישה מדדים:

1. עבודה משמעותית– נוצרת באמצעות עצמאות גבוהה ותחושת משמעותיות במסגרת התפקיד, ועל על הארגון בכללותו.
   
2. ניהול נוכח– מנהלים נוכחים בחיים של העובדים שלהם, הם מבינים מה קורה להם, הם רגישים למצוקות, הם מסייעים בעת רצון להתפתח, ומצמיחים את העובדים שלהם.
   
3. סביבת עבודה חיובית– תרבות של הוקרה, שבה אנשים מסוגלים לקבל פידבק בונה על הפעולות שלהם, יש גיוון, הכלה של שונות, הערכים המרכזיים באים לידי ביטויים ובעיקר סביבה שלאנשים נעים להגיע לעבוד בה.
   
4. אפשרויות צמיחה– אנשים רוצים לדעת שהם מסוגלים להתקדם בעבודה ולהרגיש שהם כל הזמן בתנועה.
   
5. אמון בהנהגה– תוצר של מחוברות ארגונית, בה העובדים יודעים שהם פועלים למען מטרה משותפת, מאמינים במנהיג שיקח אותם להצלחה וישמור על תחושת משמעות.

מקרה הבוחן של Gotfriends:

בשנת 2017 היו בחברה  14 עובדים, כאשר כולם דיווחו ישירות לשירי , ללא שכבת הנהלת ביניים.
נוצר רעש של תחרות, אנשים רצו לזוז, ובאותה תקופה חברת השמה נחשבה כתחנת ביניים לפני מעבר לארגונים.
המטרה של שירי הייתה, לייצר סביבת עבודה כזאת שהעובדים לא ירגישו צורך לחפש עובדה.

כאשר איה נכנסה לתמונה לביצוע שינוי ארגוני, התחדדה ההבנה שמנהלת אחת לא יכולה לנהל 14 עובדים. אי אפשר לעטוף ולהעניק לכל אחד את מלוא תשומת הלב, לצד חוסר יכולת לייצר ״סקייל״ לתהליכי עבודה וגדילה ארגונית. ולכן, החלו ביצירת הנהלה בכירה המאופיינת במספר תמות.

לעטוף את העובד

• העובדים יקבלו מענה עם אנרגיה וסבלנות
• המנהל ידע מה שלומם בבית ויהיה נוכח בחיים האישיים של עובדיו
• אוטונומיה: המנהלים צריכים לתת חכות ולא דגים, לא לתת תשובות אלא כלים להגיע לפתרונות ותושבות לבד.
• Can do approach שיח ואווירה חיובית
• דרישה ליזמות וחדשנות עד אחרון העובדים

הפרקטיקה למימוש התמה היתה ביצירת שיחות הערכה ותיאום ציפיות מתגלגלות לאורך השנה, במקום שיחות הערכה שנתיות.
לכל עובדת נקבעה שיחת משוב חודשית, בה המנהלת משקפת איפה היא הצליחה, מה היא צריכה לשפר, איזה כלים המנהלת יכולה לתת לה, ותיאום ציפיות לחודש הבא.
משוב מתמשך מייצר מצב שהמנהל יכול לשחרר ואין פספוסים.

שקיפות

כל הנתונים העסקיים גלויים לכל העובדים מהיום הראשון בחברה.
כל העובדים יודעים את מצבה הפיננסי של החברה, מה התרומה של כל עובד לחברה, אין סודות.
במידה ורוצים לבצע שינוי ארגוני, מתייעצים עם העובדים ומצמצמים למינימום חרושת שמועות או קונספירציות במסדרונות החברה.

צוות ״מרוץ שליחים״

נכון להיום, בחברה יש כ-56 עובדים, מחולקים למספר קבוצות: צוות סורסינג, צוות רכזי גיוס, וצוות של מנהלי לקוחות. הצוותים תלויים אחד בשני, קצת כמו מרוץ שליחים מה שיכול ליצור תחרות.

לשמור על כיף ואווירה טובה יכול להיות מאתגר בסביבה תחרותית.
איך בסביבה כל כך תחרותית, שונה ומרבודות אפשר ליצר סביבת עבודה חיובית? רק בעזרת דיאלוג ושיח.

הפרקטיקה למימוש דיאלוג ושיח היה שימוש ב- Shadowing
על מנת להצליח, חייבת להיות תקשורת טובה עם אנשים שאני עובדת איתם במרוץ שליחים.

למשל, נניח ורכזת גיוס מקבלת קורות חיים מאשת סורסינג. רכזת הגיוס יוצרת קשר עם המועמד, אך להפתעתה, המועמד אומר שהוא לא מעוניין במשרה.
אשת הסורסינג תגיד לרכזת הגיוס ״אל תוותרי כל כך מהר, שלושה חודשים אני רודפת אחרי המועמד הזה.
כיצד רכזת הגיוס תיהיה מסוגלת להבין את הקושי והמורכבת של אשת הסורסינג? בעזרת חשיפה לעשייה של האחר.

השיטה: להושיב עובד מצוות אחד, מאחורי עובד בצוות אחר, במטרה להשקיף מהצד מבלי לדבר.
העובד שמשקיף מהצד, רושם על דף מה היה אפשר לעשות אחרת, טוב יותר, מה ניתן לשנות או לעשות כדי לשפר את הממשקים והעבודה שוטפת אחד עם השני.
לאחר שעה וחצי של הסתכלות מהצד- מקיימים דיון.

דיאלוג ודיונים בין חברי צוות הוא שריר שאפשר לפתח, בהתחלה ניתן להיעזר במנגנונים מובנים כמו התבוננות מהצד ומתן משוב, או ליווי של יועצת ארגונית במטרה ללמוד כיצד לתת פידבק נכון. אך המטרה היא לבסוף שכל עובד יהיה מסוגל לפנות בצורה אישית, ללא תיווך לחבר צוות אחר, עם משוב בונה לשיפור הממשקים המשותפים.

עבודה משמעותית והשפעה ארגונית

אם נחשוב על זה לרגע, מגייסת משפיעה על מסלולי חיים של אנשים, משפיעה ומסייעת בצומת קבלת החלטות משמעותיות בחיים, והיא שם לתמוך ולסייע בשינוי!
ההבנה שמגייסת משפיעה על חיים של מישהו אחר, היא מהותית ליצירת מוטיבציה ותחושת משמעותיות בעבודה, והיה חשוב לשירי ואיה לחבר את העובדות למקום הזה.

לשירי היה חשוב שעובדת טובה תמשיך לעשות את אותה העבודה לאורך זמן אבל שלא תשתעמם ותחפש הזדמנות בחוץ.
במטרה למנוע שחיקה שירי יזמה מספר רעיונות:

• יצירת קהילות פנים ארגוניות:
  לכל קהילה יש מנהלת , שלא בהכרח מנהלת מתוך היותה ותיקה.
  גם אם אי אפשר לקדם לניהול עובד, ניתן לו לנהל קהילה.
  כל קהילה מורכבת משבעה חברי צוות הטרוגניים, והצוות מעורב ומשפיע על התוצרים הסופיים.
  את הקהילות אפשר לבחור לפי כל מיני פרמטרים כמו ערכים שרוצים לקדם בארגון, קהילה שעוסקת בחדשנות ויזמות, קהילת רווחה, קהילת קליטת עובדים, קהילה לקידום מחברות ארגונית, קהילת אסטרטגיה, קהילת שיווק ועוד.
  המעורבות של חברי הצוות בקהילה הפנימית, משפיע על סל הרעיונות ומידת היצירתיות שבאה לידי ביטוי.

• האקתונים: (קבוצות עבודה קטנות שבפרק זמן קצר, צריכות ליצור משהו מעניין ובעל ערך.)
  פעם בחודשיים, שירי משביתה את המשרד, ומה שעושים זה לחשוב על פתרונות ודרכים להביא חדשנות לקבוצה.
  למשל: האתקון חבר מביא חבר, בו עלה רעיון לקחת תקציב שנתי ובו כל עובד שהחברה תגייס, חלק מעלות ההשמה שלו תעבור לתרומה לקהילה.
  העובד שחברת ההשמה גייסה, יקבל שיחת טלפון לאחר הצטרפותו לארגון, ורכזת הגיוס תשאל אותו לאיזו עמותה (מבין מספר אפשרויות) הוא מעונין שהחברה תתרום בשמו.
  רעיון שהגיע מאחת העובדות, המשתייכת לדור ה-Z , שרוצים לתרום לקהילה, לתת ערך לאחרים ולהרגיש שהעבודה שלהם מקדמת נושאים חושבים בעולם.
  העובד מביא רעיון להאקתון ורואה איך תוך זמן קצר, הרעיון שלו מתוקצב ורוקם עור וגידים.

אפשרויות צמיחה והתפתחות

כל עובד לא משנה באיזה דרג, מקבל 20 שעות חודשיות להתפתח בתפקיד ; זה יכול להיות יציאה לכנסים, קורסים מגוונים, ליווי עם יועצת ארגונית ועוד.
בנוסף, אחרי שנה וחצי של ותק בארגון, ההנהלה הבכירה יוזמת שיחה עם העובדת ושואלת את העובדת ״לאן את רוצה להתקדם? האם מעניין אותך לנהל או דווקא להתפתח בתחום השיווק למשל?"
השאלות האלו נשאלות במטרה לתכנן את ההתפתחות האישית ולמנוע שחיקה.

רווחה

בכל פעילויות הרווחה, העובדות מחולקות לקבוצות מגוונות כדי לגבש ולהכיר אחת את השנייה ולא להישאר בתוך הקבוצה המוכרות להן.

יום בחיי- כל עובדת יכולה להציג איך נראית העובדה שלה, החשיפה מעצימה את העובדת, מאפשרת לאחרים להתחבר ומעודדת חשיבה יצירתית, כיצד אפשר לשפר ולייעל את תהליכי העבודה.

ימי הולדת משותפים- פעם בחודש, כל העובדות שנולדו באותו חודש, יוצאות לארוחת צהריים משותפת, ללא תלות לקבוצת העבודה אליהן הם שייכות או לותק שלהן- מה שיוצר חיבור לא אינטואיטיבי.

סקרי שביעות רצון

מבין שלל השאלות שחשוב להתייחס אליהן בסקרי שביעות רצון, חשוב מאוד לשאול את העובדים מה הכי חשוב להם בארגון, כסימן מנחה על מה עוד צריך לעבוד, לשים דגש ולדייק למקסימום את העניין ומחוברות לארגון.

לסיכום,
חשוב שנשקיע ביצירת חיבור בין עובדים לארגון, באותה מידה שבה אנו משיקיעים בגיוס.
בממוצע, עובדים רוצים אחרי שנה וחצי בחברה לראות התקמדות או תזוזה ועלינו לתפוס בזמן את אותן שאיפות כדי לצמצם עזיבות.
שימוש בכלים לבניית שיח בונה לשיפור ממשקים בין עובדים היא הכרחית, כדי לשמור על סביבת עבודה נעימה ופחות תחרותית.
עבודה משמעותית ותחושת השפעה על התפקיד ועל החברה היא מרכזית בשמירת חיבור העובד לאורך זמן.