הסודות שלא סיפרו לכם על שימור עובדים חדשים

איזה כיף! סגרתן משרה.
בהינתן ואיישתן משרה המעידה על צמיחת הארגון- בהחלט כיף, אך במידה ומדובר בגיוס החלפה בעקבות עובד שעזב, כדאי שנעשה מספר דברים על מנת לצמצם ככל הניתן גיוס מסוג זה בפעם הבאה.
את כל הנקודות שאביא מיד אני מאמינה שאנחנו כמגייסות יכולות לממש יחד עם מנהלים מגייסים בארגון. אנחנו מנהלות את תהליך הגיוס ועל כן מוטלת עלינו האחריות לוודא שהעובד מגיע ביום הראשון ומשתלב בחברה בצורה מלאה ולא די בגיוס כשלעצמו.
הנקודות מסודרות בסדר כרונולוגי לפי שלבי התפתחות של העובד בארגון ובעיקרן עוסקות בשייכות, מערכות יחסים ומתח תמידי בין שגרה לאתגר.

 

1. השפעת התפקיד על הארגון

היום כל החברות מציעות מטבח מאובזר, הופעות של אמנים מוכרים וטיולים שנתיים.
אין ספק שכל אלו נחמדים מאוד אך אלו לא הסיבות שבגינן מועומדים יבואו דווקא אליכם.
עובדים רוצים להיות משמעותיים, כאלו שיוכלו להשפיע על המוצר ועתיד החברה, להטביע חותם ולהרגיש מוערכים.
אלו הנושאים שעליכם לתרגם לכדי סיפור שאותו ישמעו המועמדים כבר ביצירת הקשר הראשוני.
סיפור טוב שזור בכל שלבי הגיוס, משלב כתיבת פרופיל המשרה, לאורך הראיונות וממשיך גם לאחר הצטרפות המועומד לארגון.
כל בעלי התפקידים שעתידים לפגוש את המועמד בדרך, צריכים לדבר בשפה אחת ולהיות מסוגלים לתאר לאן החברה מכוונת, איזה מטרות היא רוצה להשיג בטווח הקצר והארוך וכיצד איוש המשרה אליו המועמד מתמיין, תסייע לחברה לממש תוכניות אלו.
ספרו למועמד על הצוות, על הפרויקטים עליהם יעבוד, תוכניות קדימה המיועדות לצוות ומה האתגרים המרכזיים איתם יתמודד.

2. תיאום ציפיות
העובד החדש הצטרף והוא מתחיל להתאקלם בחברה.
אנחנו כמגייסות יכולות לבקש מהמנהל הישיר לקיים שיחת תיאום ציפיות, כאשר המטרה היא לדון בציפיות של העובד מהתפקיד, ממערכת היחסים עם המנהל ולהיפך. זאת הזדמנות טובה לדבר על דרכי התקשורת המעודפים על שניהם, באיזה אופן ירצו לקבל משוב, מה חשוב לכל אחד, מה האתגרים והקשיים הצפויים לעובד החדש וכיצד תימדד הצלחתו בתפקיד.
פגישת תיאום ציפיות כדאי לערוך בכל 30-60-90 יום במטרה לראות התקדמות והלימה בציפיות של שני הצדדים.
שתפו את העובד החדש מה יחשב בעינכם להצלחה בגיוס במסגרת הרבעון הראשון בתוך התפקיד, החצי שנה והשנה של העובד בארגון (כמובן שגם אחרי שנה ממשיכים בשיחות אלו אך בקשר ישיר למשוב השנתי ומסלול ההתפחות של העובד בארגון).

 

3. שיחה כנה
אחרי שהתבססה מערכת יחסים, נסו לקיים שיחה כנה עם העובד החדש במטרה להבין מה המניעים העמוקים ומקור המוטיבציה שבו.
אפשר לקיים את השיחה בעצמנו או להציע למנהל הישיר לבצע בעצמו. אני באופן אישי מאמינה בתקשורת לא מתווכחת, כזאת שעובד ומנהל מסוגלים לדבר בצורה ישירה ללא עזרת משאבי אנוש.
ואלו השאלות האהובות עלי:
– למה בחרת להצטרף דווקא אלינו על פני הצעות אחרות?
– על אף שקיבלת את התפקיד, מה היית משנה בהגדרת התפקיד או מדאיג אותך במידה מסוימת?
– למה עזבת את התפקיד הקודם שלך? כאשר מטרת השאלה היא ללמוד ולא לחזור על אותן הסיבות.
– מה הדברים שבדרך כלל מתסכלים אותך בעבודה ומה האתגרים שקיבלת בחברה הקודמת שכן אהבת ועניינו אותך?
– מה הדרך הטובה ביותר לנהל ולעבוד אותך?
– מה ערוץ התקשורת המועדף עליך?
– איפה תרצה להיות בעוד שנתיים מהיום?
– מה יכול לעצבן אותך או להוציא אותך משיווי משקל?

4. תוכנית אתגר אישית
העובד החדש כבר לא מאוד חדש, נכנס לעניינים ומסתגל לשגרה קבועה ושוטפת.
זה הזמן להציע למנהל לבנות ביחד עם העובד תוכנית אתגר אישית.
המטרה היא לאתר ולאתגר אותו באזורים המעניינים אותו, תוכנית שתקדם אותו מקצועית ואישית. תנו לעובד לעשות פרויקט צדדי שמעניין אותו, לחקור, להתנסות ולהעשיר את חיי היום יום שלו בעבודה. אפשר להיעזר בחברי צוות ותיקים על מנת לחשוב על רעינות ואתגרים או לתת לעובד החדש לחקור מה מעניין אתו בכוחות עצמו. אפשר ליצור רשימת משימות מאתגרות/מעניינות ולבקש מהעובד החדש לבחור פרויקט אחד שאליו הוא הכי מתחבר.
תוכנית כזאת אמורה להיות מהנה, לא משהו שנתפס כ׳עוד׳ עבודה שצריך לעשות.
חשוב שגם לתוכנית האתגר האישית תהיה התייחסות בשגרה הקבועה של העובד ואף כדאי להקצות זמני עבודה ופגישות מוגדרות על מנת לראות התקדמות במהלך הפרויקט ולא לזנוח בצד, אחרת המאמץ ירד לטמיון וסבירות גבוה שיבלע בתוך העבודה השוטפת.
תוכנית כזאת מייצרת מחויבות, מוטביציה, אווירת למידה ומצוינות בצוות.

5. 1/1
כמה מאיתנו רואים את המנהל שלנו כמנטור? כמה מאיתנו לומדים דברים חדשים דרך ניסיונם? כמה מאיתנו מרגישים שהם זכו במנהל טוב?
אני באמת מאמינה שתמיד יש מקום ללמוד דברים חדשים מהמנהלים שלנו, גם אם הם לא המנהלים הכי מנוסים או מקצועים שיש.
אנחנו המגייסות, לומדות להכיר את העובד והמנהל המגייס מקרוב ומתוך כך, יכולות לסייע באימון ומתן כלים למנהלים כיצד להוציא את המיטב בשיחות השבועיות עם העובדים שלהם.
לצערי, יש כאלו המנצלים את הפגישה השבועית למטרת סנכרון על הנעשה בשבוע החולף ותו לא- זאת לא מטרת הפגישה השבועית!
המטרה היא לתת לעובד שעה שבמהלכה הוא יכול לשתף ולדבר על הדברים שהוא רוצה, להתייעץ על נושאים שעובדים טוב ועל כאלו שקצת פחות, לחשוב ביחד על פתרנות, לקבל כלים או הפניה למקורות ידע נוספים, לעקוב אחרי נושאים שדנו בפעמים הקודמות וגם לקבל משוב.
דברו עם המנהלים בארגון שלכם וודאו שהשיחות הללו מקבלות התיחסות עם רובד עמוק יותר מאשר סנכרון שבועי.
כולנו רוצים להיות מוקפים באנשים מעוררי השראה, מעניינים וכאלו שיכולים להצמיח אותנו. שיחה שבועית יכולה להנביט שורש של תחושות שייכות, עידוד ומוטיבציה להמשיך להשקיע בארגון.

 

6. מעורבות בתהליכי הגיוס
זוכרים מה מניע עובדים? הרצון להיות משמעותיים וכאלו שמסוגלים לעצב את עתיד החברה.
יש המון דרכים לסייע לעובד להרגיש מעורב ובעל משמעות. ייתכן שעובדים יגלו עניין בנעשה בצוותי המוצר וירצו להציע כיווני מחשבה חדשים על אופי וצורת המוצר, יש אחרים שאולי יביעו יותר עניין בפיתוח התרבות הארגונית ויוכלו להציע רעיונות להתנדבות בקהילה או להיות אחראים על נושאים רוחביים בארגון, ויש כאלו שירצו לקחת חלק בתהליכי הגיוס.
אנחנו המגייסות, יחד עם המנהל המגייס נחליט כמה עמוק יצלול העובד בתהליכי הגיוס – זו יכולה להיות פגישת הכרות עם מועמדים סופיים, השתתפות בדיונים על מועמדים, בדיקת מבחנים ומתן חוות דעת מקצועית או לחילופין חלק פעיל בראיונות למשרה.
אנשים רוצים להיות מעורבים בקבלת ההחלטות, בטח כשההחלטה נוגעת אליהם בצורה ישירה ועל הצוות איתו הם עובדים- ראו במעורבות כלי טוב לשימור עובדים וחיזוק תחושת שייכות והשפעה ארגונית.

גיוס לא מתחיל בסורסינג ונגמר בהחתמה על חוזה עבודה. אנחנו מלוות את המועמדים משלב חיפוש המשרה ולאורך כל חיי העבודה שלהם בארגון.
תיזמו, תציעו, בססו עצמכן כשותפות למנהלים המגייסים ונסו להיות מעורבות עד כמה שניתן בשגרת העובד.